Prozessautomatisierung und KI-Integration für KMU
Weber Development automatisiert wiederkehrende Abläufe in KMU und bindet Sprachmodelle (LLMs) dort ein, wo sie Handarbeit ersetzen: Anfragen beantworten, Dokumente auslesen, Daten zwischen Systemen übertragen. Der Massstab ist nicht, ob etwas KI enthält, sondern ob danach weniger abgetippt, nachgefragt und kopiert wird. Entwickelt in Bichwil SG von Seya Weber, mit Erfahrung aus einer produktiv laufenden Chatbot-Plattform und mehrstufigen KI-Pipelines.
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Für wen das ist
Für Betriebe, in denen dieselbe Arbeit jeden Tag von Hand wiederholt wird. Typische Situationen:
- Täglich treffen ähnliche Anfragen per E-Mail oder WhatsApp ein, und die Antworten sind zu 80 Prozent gleich.
- Offerten, Rapporte oder Bestellungen kommen als PDF und werden ins ERP oder in die Buchhaltung abgetippt.
- Zwei Systeme haben keine Schnittstelle, also werden Daten von Hand nachgetragen.
- Ein KI-Chatbot wurde ausprobiert und produziert jetzt hohe API-Rechnungen oder Antworten, die nicht stimmen.
- Eine bestehende Automatisierung mit Zapier, Make oder Power Automate ist am Limit und niemand weiss, was sie genau tut.
Branchen: Produktion und Service, Handel, Praxen und Kliniken, Verwaltungen.
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Was dazugehört
- Prozessaufnahme: welche Schritte, wie oft, durch wen, mit welchen Ausnahmen
- Bewertung pro Schritt: feste Regel oder Sprachmodell, und was sich gemessen am Aufwand lohnt
- Workflow-Automatisierungen: Schnittstellen, Hintergrundjobs, Skripte, Anbindung an E-Mail, ERP, CRM oder Buchhaltung
- Chatbots für Kundenanfragen auf Website oder WhatsApp, angebunden an Ihre eigenen Daten
- LLM-Integration in bestehende Software: Klassifizieren, Daten aus Dokumenten extrahieren, Zusammenfassen, Antwortentwürfe erstellen
- Kostenkontrolle: Modellwahl pro Aufgabe, Caching, Limits, Überwachung der API-Kosten
- Qualitätssicherung: Testfälle mit echten Beispielen, menschliche Freigabe für alles, was nach aussen geht oder Geld bewegt
- Datenschutz: Festlegen, welche Daten das Haus verlassen dürfen und welche nicht, Anbieterwahl entsprechend
- Dokumentation, Übergabe, Betrieb
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Ablauf
- 01Erstgespräch Sie zeigen den Ablauf, der am meisten nervt, am besten direkt am Bildschirm. Etwa 30 bis 45 Minuten, kostenlos.
- 02Prozessaufnahme und Machbarkeit Ich schaue zu, zähle mit und prüfe mit echten Beispielen, ob eine Regel reicht oder ein Sprachmodell nötig ist. Typisch 1 bis 2 Wochen.
- 03Pilot auf einem Prozess Eine Automatisierung läuft parallel zum bisherigen Weg, Ergebnisse werden verglichen. Typisch 2 bis 6 Wochen.
- 04Messen und ausrollen Wenn Trefferquote und Kosten stimmen, wird der Pilot zum Normalfall und der nächste Prozess kommt dran.
- 05Betrieb Monitoring der Kosten und Fehlerfälle, Anpassung bei Prozessänderungen.
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Was es kostet
Pilot als Pauschale für einen abgegrenzten Prozess.
Weiterentwicklung nach Aufwand oder als monatlicher Retainer, wenn mehrere Prozesse folgen.
Laufende API-Kosten der Sprachmodell-Anbieter laufen auf Ihrem Konto und werden nicht aufgeschlagen. Vor dem Pilot gibt es eine Schätzung pro Monat auf Basis Ihres Volumens.
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Referenzen
FlowlyChat
Multi-Tenant-WhatsApp-Chatbot-Plattform für die SchulzMedia GmbH (seit 2025) mit Schweizerdeutsch-Unterstützung, RAG über Cloudflare Vectorize und vierstufigem Missbrauchsschutz; durch Model Routing über mehrere Claude-Stufen rund 65 % tiefere LLM-Kosten.
Everyday Explainer
Eigeninitiierte, selbstlernende KI-Pipeline für kurze YouTube-Erklärvideos, in der spezialisierte Claude-Code-Subagenten Skripte schreiben, Aussagen per Webrecherche prüfen, die Qualität reviewen und aus Analytics lernen.
WebGuide
Supportplattform, in der Workers AI eingehende Tickets klassifiziert und Artikelentwürfe vorbereitet, eingebettet in ein Ticketsystem mit E-Mail-Weiterleitung.
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Häufige Fragen
Brauchen wir überhaupt KI, oder reicht eine normale Automatisierung?
Oft reicht eine Regel. Wenn der Ablauf immer gleich ist (Datei kommt an, Werte werden übertragen, Mail geht raus), ist eine feste Automatisierung billiger, schneller und nie falsch. Ein Sprachmodell lohnt sich, wenn Eingaben uneinheitlich sind: freier Text, unterschiedliche PDF-Layouts, Kundenfragen in eigenen Worten. In der Prozessaufnahme wird das pro Schritt entschieden.
Was passiert mit unseren Daten, wenn ein Sprachmodell sie verarbeitet?
Das wird vor dem Pilot festgelegt und nicht nachträglich. Personendaten und Geschäftsgeheimnisse können vor der Verarbeitung maskiert werden, oder der Schritt läuft über einen Anbieter mit passendem Datenstandort und Vertrag.
Was kostet der Betrieb eines Chatbots pro Monat?
Das hängt vom Volumen ab: Anzahl Gespräche, Länge, gewähltes Modell. Vor dem Pilot gibt es eine Schätzung auf Basis Ihrer heutigen Anfragezahlen, und im Betrieb sind Limits gesetzt, damit keine Überraschung auf der Rechnung steht.
Wie verhindern Sie, dass der Chatbot Unsinn erzählt?
Mit drei Mitteln: Der Bot antwortet nur aus Ihren hinterlegten Daten und sagt sonst, dass er es nicht weiss. Alles, was verbindlich ist (Preise, Termine, Zusagen), geht an einen Menschen oder an ein festes System statt ans Modell. Und vor dem Start wird mit echten Anfragen aus Ihrer Mailbox getestet, nicht mit erfundenen.
Was, wenn sich unser Prozess ändert?
Regeln und Vorlagen lassen sich anpassen, ohne alles neu zu bauen. Kleine Änderungen laufen über die Wartung, grössere als Etappe. Ändert sich der Prozess alle paar Wochen grundlegend, ist Automatisierung noch nicht der richtige Schritt; dann sage ich das.
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