Projektleitung Digitalisierung im Mandat
Weber Development übernimmt die Projektleitung für Digitalisierungsvorhaben in KMU, die intern niemand führen kann oder soll: von der Anforderungsaufnahme über die Ausschreibung und Anbieterwahl bis zur Begleitung der Einführung. Sie behalten die Entscheidungen, die Projektleitung übernimmt Struktur, Termine und die Übersetzung zwischen Fachabteilung und Lieferant. Hinter dem Mandat steht Seya Weber, Bichwil SG, mit Erfahrung als Projektleitung für Software und Digitalisierung in der Industrie.
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Für wen das ist
Für Geschäftsleitungen, die ein Digitalisierungsprojekt vor sich haben, aber keine Person, die es führt. Typische Situationen:
- Eine ERP-, CRM- oder Branchensoftware-Einführung steht an. Die Geschäftsleitung hat keine Zeit dafür, die IT ist extern.
- Drei Offerten liegen auf dem Tisch und sind nicht vergleichbar, weil jede etwas anderes enthält.
- Das Projekt läuft schon, der Termin rutscht zum zweiten Mal, und niemand hat die Gesamtübersicht.
- Eine alte Software muss abgelöst werden, und die Daten aus 15 Jahren müssen mit.
- Der Lieferant redet Technik, die Fachabteilung redet Alltag, und zwischen beiden geht laufend etwas verloren.
Branchen: Produktion, Handel, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung. Unternehmensgrösse: KMU ohne eigene IT-Projektleitung.
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Was dazugehört
- Ist-Aufnahme: Interviews mit Schlüsselpersonen, Prozesslandkarte, Liste der Schmerzpunkte
- Anforderungskatalog mit Gewichtung (Muss, Soll, Kann), als Grundlage für Offerten
- Ausschreibung: Anbieter-Shortlist, strukturierter Offertvergleich, Referenzgespräche, Vorbereitung der Vertragsverhandlung
- Projektplan mit Meilensteinen, Budgetkontrolle und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung
- Steuerung des Lieferanten: Abnahmen, Testkoordination, Mängellisten, Eskalation
- Risikomanagement: stufenweise Einführung, Datenmigration mit Vollständigkeitsprüfung und Rückfallplan
- Einführung: Key-User, Schulungsplan, Kommunikation an die Mitarbeitenden
- Reporting an die Geschäftsleitung in festem Rhythmus, in der Länge, die zur Führungsebene passt
- Übergabe in den Regelbetrieb mit Dokumentation und offener Punkteliste
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Ablauf
- 01Erstgespräch Sie beschreiben das Vorhaben und den Stand. Etwa 45 Minuten, kostenlos.
- 02Standortbestimmung Interviews, Prozessaufnahme, Risikobild, Empfehlung zum weiteren Vorgehen in einem kurzen Bericht. Typisch 2 bis 4 Wochen.
- 03Anforderungen und Ausschreibung Anforderungskatalog, Anbieterauswahl, Offertvergleich, Entscheid. Typisch 4 bis 8 Wochen.
- 04Umsetzungsbegleitung Steuerung des Lieferanten über die Dauer der Einführung, mit einem festen Pensum, typisch 1 bis 2 Tage pro Woche.
- 05Einführung und Abschluss Go-live, Stabilisierung, Übergabe an den Betrieb, Abschlussbericht.
Ein Einstieg in ein laufendes Projekt ist möglich; die Standortbestimmung wird dann zur Bestandsaufnahme.
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Was es kostet
Standortbestimmung als Pauschale, damit der Einstieg kalkulierbar ist.
Mandat nach Aufwand mit vereinbartem Pensum und monatlichem Rapport.
Retainer für Projekte mit längerer Laufzeit und gleichmässigem Pensum.
Reisezeit und Reisekosten sind nicht inbegriffen und werden separat verrechnet.
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Referenzen
Für die Projektleitung im Mandat gibt es noch kein eigenes öffentliches Fallbeispiel. Die folgenden Projekte zeigen die Umsetzungsseite, aus der die Beurteilung von Offerten, Architekturen und Lieferanten kommt.
FlowlyChat
Kundenprojekt für die SchulzMedia GmbH (seit 2025): Multi-Tenant-Chatbot-Plattform mit Architekturentscheiden zu Kosten, Mandantentrennung und Missbrauchsschutz, inklusive Kostentracking über Cloudflare AI Gateway.
STWEG Roessliwiese
Portal für eine Stockwerkeigentümergemeinschaft in Bichwil, von der Anforderung «ein zentraler, geschützter Ort für Dokumente, Mitteilungen und Termine» bis zum Betrieb in der EU-Region.
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Häufige Fragen
Sind Sie neutral gegenüber Anbietern?
Ja. Weber Development verkauft keine Lizenzen und hat keine Wiederverkaufsverträge mit Softwareherstellern. Die Empfehlung richtet sich nach Ihrem Anforderungskatalog, und der Offertvergleich liegt offen auf dem Tisch.
Was unterscheidet das von einer Beratung?
Eine Beratung endet mit einem Bericht. Ein Mandat endet, wenn die Software läuft. Die Projektleitung trägt die Verantwortung für Termine, Abnahmen und Eskalationen über die ganze Laufzeit und sitzt in den Sitzungen mit dem Lieferanten auf Ihrer Seite des Tischs.
Wie viel Zeit braucht das von uns?
Entscheidungen bleiben bei Ihnen, deshalb braucht es eine Person aus der Geschäftsleitung, die etwa alle zwei Wochen eine Stunde für Entscheide hat, und je nach Phase Fachpersonen für Interviews und Tests.
Können Sie auch selbst entwickeln, statt nur zu leiten?
Ja, das ist der Unterschied zu einer reinen Projektleitung: Mit Entwicklungshintergrund in .NET und TypeScript lassen sich Offerten technisch beurteilen und Schnittstellenfragen direkt klären. Im Mandat wird die Rolle aber vorher festgelegt. Entweder Projektleitung mit neutralem Blick auf den Lieferanten, oder Umsetzung. Beides gleichzeitig vermischt die Interessen.
Was, wenn das Projekt schon läuft und hängt?
Dann beginnt das Mandat mit einer Bestandsaufnahme von zwei bis drei Wochen: Was ist vereinbart, was ist geliefert, wo klemmt es. Daraus entsteht ein bereinigter Plan, den Lieferant und Geschäftsleitung gemeinsam verabschieden.
Arbeiten Sie auch mit internationalen Lieferanten?
Ja, auf Englisch. Deutsch ist Muttersprache, Englisch auf Niveau C1. Projektgespräche und Dokumentation auf Englisch sind kein Problem.
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